Contrats de travail, diplômes, avenants, entretiens annuels, bulletins de paie... Ce ne sont que quelques exemples parmi les nombreux documents que les professionnels des ressources humaines utilisent au quotidien et qu’ils doivent conserver et mettre à jour scrupuleusement.
Les directions des ressources humaines des entreprises, petites ou grandes, peuvent optimiser leur gestion documentaire grâce à des solutions en mode SaaS (Software as a Service) dans le cloud. C’est ce qu’ont démontré ce mardi 25 mars les experts de PwC Luxembourg, accompagnés de représentants de la société Novapost, aux dirigeants et professionnels présents.

La dématérialisation des documents RH, une pratique en développement

« Le mode SaaS apporte aux entreprises davantage d’agilité et de flexibilité. La gestion des ressources humaines se prête parfaitement à l’utilisation de solutions dématérialisées, tant le nombre de documents à destination de multiples destinataires est élevé, » explique Christian Scharff, associé, Human Resource Services Leader chez PwC Luxembourg.

Pour cette deuxième rencontre « HR in the cloud », les experts de la firme ont présenté PeopleDoc, une solution cloud qui permet d’organiser et de sécuriser l’ensemble des documents RH dématérialisés. Accessible depuis tous points d’accès internet par les utilisateurs autorisés, et avec un mode de classement identique pour tous les dossiers des salariés de l’entreprise, PeopleDoc permet un gain substantiel dans les temps de traitement des documents. Pour des tâches administratives simples comme la gestion des congés par exemple, ce type de solution permet aussi de s’affranchir du papier. Gain de temps, moins de « paperasse » : les professionnels des ressources humaines peuvent se concentrer sur le suivi de la carrière des salariés de l’entreprise. La fonction RH gagne en efficacité et productivité.

En externalisant son outil informatique de gestion documentaire RH, l’entreprise réduit aussi son investissement en matériel et licences de logiciels. Le fournisseur gère l’application et les infrastructures, l’entreprise cliente paye pour l’utilisation de l’outil et l’hébergement de ses données auxquelles elle accède par internet. Il est également possible que ces données et documents confidentiels soient hébergés sur ses propres serveurs. Les mises à jour sont effectuées automatiquement par le fournisseur et le temps de déploiement et d’intégration est plus court.

« En maîtrisant ses coûts et en gagnant en efficacité avec une solution cloud, la fonction RH a une opportunité à saisir pour se positionner en véritable business partner des autres fonctions de l’entreprise. Chez PwC Luxembourg, grâce à notre expertise en gestion des ressources humaines et en déploiement de solutions informatiques, nous accompagnons nos clients dans la transformation de leur système d’information RH vers des solutions cloud, » conclut Christian Scharff.