Avec 44% des salariés au Luxembourg résidant au-delà des frontières , les travailleurs frontaliers sont un rouage essentiel de l’économie de la Grande Région et du Grand-Duché. Les contrôles récents de l’administration fiscale belge sur ses résidents salariés au Luxembourg sont venus rappeler que cette réalité n’est pas sans quelques obstacles. Tant les salariés que les employeurs établis au Luxembourg doivent mettre en place des mesures pour s’acquitter de leurs obligations respectives vis-à-vis des administrations fiscales. Selon le pays de résidence et l’employeur, ces obligations et l’accompagnement reçu diffèrent.
PwC Luxembourg a organisé une table ronde la semaine dernière pour débattre de ces questions et échanger sur les bonnes pratiques à mettre en place. Plus d’une vingtaine de responsables des ressources humaines et employeurs luxembourgeois ont participé.

Une gestion au cas par cas

Les conventions bilatérales visant à éviter la double imposition des salariés sont en place. Mais d’un pays à l’autre, les règles et les modalités d’application varient. Un principe prédomine : lorsque l’activité salariée est exercée physiquement au Luxembourg, les revenus sont exonérés dans le pays de résidence. Cela se complique pour les jours de travail en dehors du Luxembourg, lors, par exemple de déplacements professionnels ou de télétravail.

L’accord signé avec l’Allemagne en 2011 prévoit par exemple, une tolérance de 19 jours travaillés en pays-tiers. Au-delà, l’administration fiscale allemande réclamera son dû. En Belgique, en revanche, la situation est plus complexe : selon la position de l’administration fiscale belge les résidents travailleurs frontaliers doivent prouver chaque jour de présence au Luxembourg. Ni les documents à fournir, ni le temps nécessaire passé sur le sol luxembourgeois pour être comptabilisé comme une journée ne sont, pour l’instant, précisément définis.

« Le cas des frontaliers résidents en Belgique est symptomatique. Les justificatifs acceptés par l’administration fiscale varient parfois d’un bureau à un autre, et les règles définissant les modalités du comptage des jours en dehors du Luxembourg ne sont pas clairement définies. C’est un véritable chemin de croix ! Les employeurs ont un rôle à jouer : assister ses collaborateurs dans leurs démarches administratives, voire les compenser en cas de perte de revenus, est une décision qu’ils doivent prendre,» déclare Michiel Roumieux, associé et responsable Personal Tax chez PwC Luxembourg.

Obligation légale vs obligation morale

Si le salarié est bien responsable de s’acquitter de ses impôts dans son pays de résidence, quelles sont les obligations de l’employeur établi au Luxembourg vis-à-vis de ses salariés non-résidents ?

L’impact sur le traitement des salaires est loin d’être neutre. Au Luxembourg, l’employeur doit appliquer la retenue à la source de l’impôt pour ses collaborateurs. Pour les non-résidents luxembourgeois, comment alors combiner la retenue à la source et éviter la double imposition ? Les usages diffèrent, avec d’un côté la retenue appliquée sur 100% des revenus suivie d’une régularisation annuelle, ou d’un autre côté, l’application d’un barème journalier.

Le constat dressé par les participants de la table ronde est unanime : 44% des salariés au Luxembourg n’y résident pas. Les employeurs ne peuvent se passer de ces travailleurs. En revanche le rôle des employeurs vis-à-vis de l’imposition de leurs salariés frontaliers fait débat. Jusqu’où doivent-ils aller pour simplifier leurs démarches vis-à-vis de leur autorité fiscale ?

Pour les uns, le rôle de l’employeur est avant tout d’informer ses salariés. Il peut également mettre en place des processus pour produire les documents que les salariés concernés utiliseront pour prouver leurs jours de présence au Luxembourg. La plupart des entreprises ont mis en place une politique interdisant parfois à leurs salariés non-résidents luxembourgeois de travailler depuis leur domicile. Pour d’autres, cela peut aller jusqu’à proposer une compensation salariale en cas d’imposition dans le pays de résidence. Attention dans ce cas à ne pas défavoriser ses salariés résidant au Luxembourg a rappelé Michiel Roumieux.

Impôt sur le revenu et contributions sociales payés par les employeurs et par les salariés varient grandement d’un pays à un autre. C’est donc un exercice d’équilibriste auquel doivent se prêter les responsables RH des entreprises établies au Luxembourg.