Depuis le début de l’année, les demandes se sont multipliées et ceci marque les débuts officiels des contrôles sur base de fichiers FAIA. Les sociétés concernées doivent être capable d’extraire de leurs systèmes informatiques et de rassembler dans un seul fichier au format et à la structure définis, toutes leurs écritures comptables et une somme de données commerciales et financières existantes sous forme électronique. Il n’existe encore que peu de systèmes informatiques permettant l’extraction des données sous le format requis. Et même les éditeurs de logiciels qui se sont équipés de modules adéquats peinent à fournir des fichiers acceptables pour l’administration. Le premier défi est donc d’être capable de construire un fichier dont la structure et le contenu répondent aux normes FAIA. Un autre est de le rendre lisible aux financiers et aux fiscalistes avant qu’il ne soit soumis au contrôle de l’administration. Le FAIA est un fichier XML, qui ne permet que très difficilement d’en visualiser le contenu et vérifier les données qui y sont incluses.

Dès lors, comment construire un langage commun à l’ingénieur informatique au fiscaliste en passant par le CFO ? Pour faire lumière sur les derniers développements en la matière, PwC Luxembourg a rassemblé plus de 80 professionnels ce jeudi 25 juin.

Rapide et efficace pour l’un, chronophage et complexe pour les autres
Le FAIA représente une vraie avancée pour l’administration qui passe encore à un autre stade d’automatisation. Le logiciel qui lira ces fichiers devrait permettre de sélectionner certains points à vérifier en priorité par les inspecteurs du bureau d’imposition, et donc cibler au mieux les zones à risque au sein de sociétés pouvant traiter des milliers voire des millions d’opérations d’achats et de ventes et de paiements au cours d’une année.

Pour ces sociétés, par contre, l’investissement requis pour construire ce fichier est significatif. Les participants présents à la conférence de PwC Luxembourg ont confirmé que ces projets s’étendent sur des durées de plusieurs mois et monopolisent des ressources humaines internes et externes.

« Le nerf de la guerre pour les entreprises est de débloquer le budget et le temps nécessaire à ce projet, alors qu’elles sont encore souvent prises au dépourvu et se voient imposer des délais par l’administration. Il faut rappeler que la loi prévoit maintenant des contraintes pouvant aller jusqu’à 1000 euros par jour de retard dans la fourniture d’un fichier valide. Il leur faut gérer ensuite en urgence la difficulté d’inventorier, comprendre et rassembler toutes les données obligatoires, et elles sont nombreuses, dans un fichier unique et lisible par toutes les parties prenantes au sein de l’organisation », indique Frédéric Wersand, associé chez PwC Luxembourg.

PwC Luxembourg a par ailleurs développé et présenté un outil permettant de lire les fichiers FAIA, visualiser le contenu et évaluer les données et leur cohérence.

« Nous avons mis sur pied un outil de test qui s’assure que le format et la structure sont bons, mais aussi qui vérifie les données et traque les éventuelles erreurs avant envoi à l’administration », conclut Frédéric Wersand.

Pour en savoir plus sur l’offre FAIA de PwC Luxembourg, rendez-vous sur le site.