Souhaitant tirer profit de la loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique, l’UNI a fait appel aux services combinés de Numen Europe et Labgroup, devenant ainsi la première organisation à tirer avantage de ce nouveau cadre légal de dématérialisation et de conservation des documents, tout en déployant sa stratégie globale de transformation digitale.

L’approche « One stop shopping » pour un meilleur service … et plus d’efficacité
Avec 6 200 inscrits, l’UNI est confrontée au problème du volume des archives papier. « Nous gérons, en moyenne, 20 000 dossiers d’inscription par an. Sachant que les attestations et autres diplômes doivent rester disponibles durant plusieurs dizaines d’années, nous avons profité de notre déménagement vers le nouveau site de Belval pour dématérialiser nos archives et développer les services en ligne. Via un guichet unique d’échange d’information ou « one stop shop », nos étudiants peuvent accéder à leur dossier numérique, obtenir des informations et échanger des documents avec l’Université sans se déplacer» explique Eric Tschirhart, Vice-recteur académique de l’Université et initiateur du projet. « Lorsqu’on a des « clients » issus de 110 pays, âgés d’une vingtaine d’années et qui vivent dans un monde 2.0 avec lequel ils interagissent naturellement de manière électronique, voilà un service qui rencontre les besoins ! ».

Côté « fournisseur », la dématérialisation des dossiers fait gagner du temps de recherche et de manipulation aux personnels administratifs de l’Université, leur faisant économiser un temps précieux tout en se consacrant à des tâches plus valorisantes.

Dématérialisation et conservation PSDC « Ready »
Numen Europe et Labgroup, deux acteurs majeurs du marché de la dématérialisation et de l’archivage au Luxembourg, ont accompagné l’Université tout au long de son projet :

• à l’occasion de son déménagement sur le nouveau site de Belval, en triant et traitant plus de 3 millions de pages d’archives papier soit 670 mètres linéaires ;
• en mettant en place une chaîne logistique intégrée (transferts des documents et des données, dématérialisation, conservation des copies électroniques, destruction des documents papier), ultra-sécurisée et « PSDC ready ».

En matière de digitalisation, David Gray, General Manager de Numen Europe précise : "Tous les maillons de la chaîne ont été conçus pour garantir la fidélité de la copie électronique à l'original papier pour les différents formats de documents (cartes d’identité, diplômes, documents A3, A4, …), et l'impossibilité d'altérer son contenu pendant le processus et le transfert vers le système d'archivage électronique."

"Les services assurés par Numen et Labgroup répondent aux exigences requises pour obtenir la certification en tant que Prestataire de Service de Dématérialisation et de Conservation, ce qui signifie que nous sommes en situation de conserver de façon intègre les dossiers étudiants pour le compte de l'UNI pendant la durée prévue de 50 ans !" confirme Jean Racine, Chief Business Development Officer de Labgroup.

"Confier le travail à deux prestataires luxembourgeois candidats à la certification PSDC est, pour l’Université, une garantie de qualité. Ultérieurement, la digitalisation intégrale des diplômes et relevés de notes permettra également de fluidifier les interactions entre les étudiants et le marché du travail » conclut Eric Tschirhart.