Accélérer le passage du « tout-papier » au numérique
La groupe Colruyt a sollicité l’expertise de Numen, et plus spécifiquement de sa filiale Cimail, pour la dématérialisation des fiches de paie sortant du payroll belge. « Nous recherchions un partenaire qui puisse nous aider à déployer une solution plus moderne, un processus plus efficace et sécurisé qui soit aisément utilisable par les équipes RH et les employés » introduit Aline Ocquet,  Application Manager, HR/Payroll, Colruyt Group Services « Notre objectif n’était pas de passer de la fiche de paie papier au tout électronique, nous ne souhaitions rien imposer à nos employés; libre à eux de garder le document papier ou d’opter pour la version électronique». 

34 000 fiches de paie papier, 68 000 pages et 34 000 enveloppes
Chaque mois, le groupe Colruyt produit 34 000 fiches de paie. « En dématérialisant les fiches de paie, nous souhaitions faciliter l’accès aux documents tant pour l’employé que pour l’employeur. Nous voulions également réduire les coûts d’envoi en nous inscrivant dans une démarche écologique. A terme, nous avons pour objectif de convaincre au moins 50% des employés d’adopter la fiche de paie électronique ».

Stockage des documents RH dans un espace sécurisé de type coffre-fort
Pour les besoins de ce projet, Cimail (groupe Numen) a travaillé en étroite collaboration avec Symeta, filiale de Colruyt spécialisée dans les services documentaires. Cimail a déployé une solution de dématérialisation de la fiche de paie basée sur son logiciel Easyfolder et a mis à la disposition du département RH de Colruyt un espace sécurisé et privatif de type coffre-fort électronique. « L’accès au coffre se fait via Internet moyennant identification par encodage d’une adresse e-mail et d’un mot de passe. Tout ajout de nouveaux documents dans le coffre-fort déclenche une alerte vers l’employé l’invitant à en prendre connaissance » détaille Aline Ocquet.

Si aujourd’hui, Easyfolder est uniquement utilisée pour la dématérialisation de la fiche de paie, des extensions sont d’ores et déjà envisagées. Notamment la dématérialisation de l’attestation fiscale (280.10) et d’autres documents mis à disposition du personnel tels que le compte individuel avec relevé annuel de toutes les rémunérations. « Nous commencerons par les documents qui sont les plus demandés et par ceux que nous sommes légalement obligés d’archiver » indique Aline Ocquet.

Focus sur la sécurité
La solution Easyfolder de Cimail garantit un stockage et un archivage sécurisés des fiches de paie, informations par nature hautement confidentielles. Chaque fiche est associée à une clé unique. Elle est stockée en format PDF, évitant toute modification non autorisée et est téléchargeable par l’employé.