Jusqu’en 2001, les 48 conservations des hypothèques de notre pays conservaient les répertoires sur papier. Ces documents contiennent de l’information pour les certificats hypothécaires que les conservations des hypothèques délivrent principalement aux notaires, aux huissiers de justice et aux banquiers. Les conservations des hypothèques publient entre autres les transferts de biens immobiliers et les hypothèques constituées, et doivent être en mesure de fournir ces informations sur une période d’au moins trente ans.

Chaque conservation des hypothèques exécute quotidiennement deux à trois cents consultations de registres papier. Afin de pouvoir consulter plus facilement l’information datant d’avant 2001, l’Administration générale de la Documentation patrimoniale du SPF Finances a décidé de numériser aussi ces registres plus anciens. A la suite d’un appel d’offres public, le contrat a été accordé par le SPF Finances à Numen Europe, expert dans le traitement de données et de documents sensibles. L’entreprise a installé quatre ateliers mobiles de scanning et réussi à limiter la durée du projet à 18 mois.

45.000 livres, 8 millions de pages, 2,5 kilomètres de répertoires
Les répertoires que devait scanner Numen Europe représentaient environ 2.500 mètres: huit millions de pages de format A2 (des doubles pages A3), répartis sur environ 45.000 livres. Chaque équipe mobile de Numen Europe disposait d’une unité de numérisation – hébergée dans un bureau mobile – constituée de trois scanners grand format. Numen Europe a installé ces unités mobiles à proximité des conservations des hypothèques, par exemple sur le parking.

“Indépendamment du scannage proprement dit, nous devions aussi être attentifs au planning et à la logistique”, explique Serge Micaelian, Operations Director chez Numen Europe. “Je pense notamment à l’approvisionnement en électricité et à la sécurisation des unités mobiles, mais aussi au fait que nos activités ne pouvaient aucunement influencer la prestation de service des conservations des hypothèques.” Lors du scannage, les registres devaient être à nouveau disponibles pour consultation à la conservation des hypothèques endéans la demi-heure. Numen Europe a rassemblé les résultats de la numérisation dans une nouvelle base de données centrale. Pour le stockage des images, le SPF Finances a prévu un object store dans IBM FileNet P8, au cœur du data center du SPF.

La plus haute qualité en numérisation et indexation
Les scanners grand format de Numen Europe ont pu scanner automatiquement les registres, sans devoir en détacher les pages ni les endommager. Chaque scan couleur d’un double A3 a produit un fichier d’environ 800 kB en PDF/A-2b, un format dédié à l’archivage de documents numérisés. Parallèlement à cela, Numen Europe a prévu une indexation des documents. L’entreprise a passé 360 millions de caractères en revue, représentant environ 20 millions d’indexation. Serge Micaelian : “Nous avons fourni un résultat d’un niveau de qualité exceptionnellement élevé. Lors de l’indexation, nous avons relevé une marge d’erreur de maximum 1 sur 20.000. »

Les registres numérisés garants d’une sécurité juridique
Les registres numérisés représentent un back-up des livres papier. Ces registres sont à présent protégés contre le vol, la perte ou les dégâts par le feu et l’eau. « C’est essentiel dans le cadre de la sécurité juridique », souligne Johan Espeel, programme manager au SPF Finances. “Sans registre, il n’y a pas de sécurité juridique. De plus, la reconstruction d’un registre endommagé ou perdu prend énormément de temps et coûte cher. » Par ailleurs, les conservations des hypothèques peuvent réduire la taille de leurs locaux d’archives puisque les livres papier sont désormais transférés plus rapidement aux Archives de l’Etat.

La numérisation permet une prestation de service plus rapide dans les conservations des hypothèques
Le principal résultat de ce projet est une prestation de service plus rapide dans les conservations des hypothèques. « Via une connexion sécurisée avec la base de données centrale, les collaborateurs de la conservation des hypothèques ont accès aux documents numérisés et indexés qui ont trait à leur propre ressort », explique Mick Rosseel, project manager au SPF Finances. “Ils ne doivent plus se déplacer jusqu’aux rayonnages abritant les lourds registres pour consulter des documents papier. Ceci représente un gain de temps, plus d’efficience et un meilleur service dans les conservations des hypothèques. »